In een grote gemeente zoals Amsterdam zijn regelmatig grote infrastructurele en andere bouwprojecten. Dat zorgt voor extra uitdagingen in het verkeerskundig beheer van een toch al complex en veel gebruikt verkeerssysteem. De gemeente houdt mede hierom de plaatsing en werking van haar verkeerslichten en andere verkeerssystemen in eigen hand. Zo wil zij de verkeerskundige prestatie borgen. Deze werkwijze kan echter ook risico’s opleveren voor infrastructurele projecten. DTV Consultants is gevraagd onze verkeerskundige expertise in te brengen voor een objectieve risicoanalyse. Turquoise Energy Management zorgde voor de procesbegeleiding van het project.
Kan de gemeente Amsterdam alle opdrachtnemers van infrastructurele projecten tijdig voorzien van hardware en software voor verkeerslichten? Dit was de te beantwoorden hoofdvraag in deze verkenning. Onze deskundige is ingeschakeld door de projectleiding van Project De Entree (PDE). Dit project omhelst de herinrichting van de voorzijde van Amsterdam Centraal Station, een van de drukste gebieden in de hoofdstad. In het projectgebied zijn zes kruispunten met verkeerslichten aanwezig.
Blijven rijden is noodzakelijk
Het verkeer moet in alle bouwfasen blijven rijden. Als een deel van het verkeerssysteem minder goed presteert (of zelfs vastloopt), zijn de gevolgen op netwerkniveau namelijk groot. Daarom wilde de projectorganisatie graag met de eigen organisatie van gemeente Amsterdam de rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen van alle stakeholders inzichtelijk maken. Daarbij moesten we inzoomen op de gemeentelijke organisatie en mogelijke optimalisaties proberen te vinden. Dit zou kunnen dienen als blauwdruk voor werkwijzen bij andere projecten.
Expertise verkeerslichten vertalen
In individuele gesprekken met stakeholders en werksessies in groepen hebben we alle relevante processen in kaart gebracht. In deze gesprekken is ook verkend welke risico’s er zijn. Met onze specialistische kennis van verkeerslichten kon DTV Consultants dezelfde taal spreken als de VRI-experts van de gemeente Amsterdam. Wij konden de organisatie ook een spiegel voorhouden en nuttige praktijkvoorbeelden van andere wegbeheerders naar voren brengen. Tegelijkertijd maakten wij een vertaalslag voor de projectleiders van PDE, zodat zij ook inzicht kregen in de complexe activiteiten die nodig zijn om goed werkende verkeerslichten te plaatsen en te onderhouden. Ook in tijdelijke (bouw)situaties.
Rolverdeling helder maken
We hebben een flowchart gemaakt dat een beeld geeft van de Amsterdamse situatie: welke betrokken stakeholders er zijn die een raakvlak hebben met verkeerslichten. Veel personen en organisaties hebben een rol. Dit schema maakt helder wie welke formele rol heeft. Ook hebben we geadviseerd om (informele) verwachtingen binnen deze rolverdeling zoveel mogelijk concreet te maken. Dit voorkomt dat men onnodig op elkaar wacht.
Processchema als houvast voor scenario’s verkeerslichten
We hebben vijf scenario’s vormgegeven in een processchema. Dit zijn alle ‘smaken’ die voor kunnen komen bij het plaatsen of vervangen van verkeerslichten. Dit schema maakt voor alle partijen duidelijk hoe dit proces verloopt. Voor projectorganisaties is het extra nuttig. Zij weten wanneer zij dingen kunnen verwachten van de verantwoordelijke afdeling binnen de gemeente. Dit biedt projectleiders ook ruimte om het proces te managen en adequate ondersteuning te bieden waar nodig.
Expertise als smeermiddel voor het proces
Alice Clijncke, omgevingsmanager van Project De Entree is tevreden met het resultaat: “Het eindrapport geeft ons concrete handvatten om zaken te verbeteren. De manier waarop we hebben samengewerkt vind ik nog belangrijker. Michiel Coppens van DTV Consultants heeft in het proces een belangrijke rol gespeeld. Door zijn aanpak en door de expertise die hij meebrengt, worden conclusies gemakkelijker geaccepteerd.”
